インクルーシブオフィス実現の鍵は部署間連携：総務・IT・人事の協働が生む効果と実践事例
働きやすいオフィス環境づくりは「総務だけ」のタスクではない
多様な働き方が広がる現代において、全ての従業員が快適に、そして最大限のパフォーマンスを発揮できるインクルーシブなオフィス環境の実現は、企業の重要な経営課題の一つとなっています。総務部門の皆様におかれましても、従業員の皆様の多様なニーズに応えるべく、様々な改善策を検討されていることと存じます。
しかしながら、物理的な空間を提供する総務部門だけでは、真にインクルーシブなオフィス環境の全てをカバーすることは困難です。インクルーシブデザインの実現には、オフィス空間の設計や設備だけでなく、テクノロジーの活用、多様な人材のニーズ把握、人事戦略との連携など、多角的な視点と専門知識が求められます。
そこで不可欠となるのが、部署間の連携です。特に、物理的な環境を担う総務部門と、テクノロジーを司るIT部門、そして人材と組織戦略を担う人事部門の協働は、インクルーシブなオフィス環境を持続的に実現・運用していく上で鍵となります。本記事では、これら3つの部門がどのように連携し、どのような効果を生み出すのか、具体的な事例や実践のポイントをご紹介します。
なぜインクルーシブオフィスには部署間連携が必要なのか
インクルーシブオフィスとは、単に物理的なバリアフリー化を進めることだけではありません。様々な身体的特性、感覚特性、年齢、性別、文化背景、働き方、そしてその日の体調など、多様な状態にある全ての人が、オフィスという空間で安全に、快適に、そして効率的に働けるようにデザインされた環境を指します。
この複雑な要件に応えるためには、各部門が持つ専門知識と視点を組み合わせる必要があります。
- 総務部門: オフィス空間の設計、改修、設備管理、家具・什器の選定、メンテナンス、安全性確保など、物理的な環境整備の専門家です。アクセシビリティの高い動線計画や、多様な休憩スペースの確保などを主導します。
- IT部門: ネットワーク環境、各種デバイス、会議システム、情報共有ツール、セキュリティシステムなど、テクノロジーに関する専門家です。リモートワーク環境の整備、オンライン会議のスムーズな運用、デジタル情報のアクセシビリティ向上などを担います。
- 人事部門: 採用、人材育成、評価、労務管理、健康経営、従業員エンゲージメント、多様性（DE&I）推進、社内コミュニケーション促進など、人材と組織に関する専門家です。従業員の多様なニーズや課題を把握し、働き方に関する制度設計、福利厚生の企画などを担当します。
それぞれの部門が持つ専門性を連携させることで、物理空間、テクノロジー、そして人材戦略が一体となった、より包括的で効果的なインクルーシブオフィス環境を実現できるのです。
総務・IT・人事部門の具体的な連携事例
では、実際にどのような場面でこれらの部署が連携し、インクルーシブオフィスを実現できるのか、具体的な事例をいくつかご紹介します。
事例1：ハイブリッドワーク環境の最適化
ハイブリッドワークが普及する中で、オフィスとリモート環境のどちらで働く従業員も等しく快適に、生産性高く働ける環境が求められています。
- 総務: オフィス内の多様なワークスペース（集中ブース、ミーティングスペース、リラックスエリア）を設計・整備。個々のニーズに合わせて場所を選べるようにします。また、オフィス全体のゾーニングを見直し、オンライン会議に適した静かなエリアや、偶発的な交流を促すエリアを配置します。
- IT: 高品質なオンライン会議システム、安定したネットワーク環境、必要なデバイス（カメラ、マイク、モニター）を提供。オフィス内の会議室に、リモート参加者が疎外感なく議論に参加できるようなシステムを導入します。また、自宅環境でのITサポートも行います。
- 人事: ハイブリッドワークに関する規定やガイドラインを策定し、公平性を確保します。リモートワーク手当の導入や、従業員の働き方に関するアンケートを実施し、ニーズを把握します。オンライン・オフライン双方でのコミュニケーションを促進する施策を企画します。
連携による効果: 総務が物理空間を整備し、ITが技術的な基盤を整え、人事が制度とソフト面をサポートすることで、従業員は場所を選ばずに最適な働き方を選択できるようになります。これにより、生産性向上、従業員満足度向上、そして多様な働き方への対応力が強化されます。
事例2：従業員の健康とウェルビーイングを支える環境づくり
心身の健康は生産性や従業員エンゲージメントに直結します。インクルーシブなオフィスは、従業員のウェルビーイング向上にも貢献します。
- 総務: 自然光を取り入れた明るい空間デザイン、観葉植物の設置、休憩スペースの質の向上（仮眠スペース、リラックスできる家具）、スタンディングデスクや昇降デスクの導入など、心身のリフレッシュや健康を促進する物理環境を整備します。
- IT: 従業員が利用できる健康管理アプリやツールの導入・サポート。個人の集中力や心拍数などをトラッキングできるウェアラブルデバイスとの連携（プライバシーに配慮）。オンラインでのメンタルヘルスケアサービスの提供環境整備。
- 人事: 健康診断の推奨、ストレスチェックの実施、メンタルヘルス相談窓口の設置、運動促進イベントの企画、食事・栄養に関する情報提供や福利厚生制度（例：健康的な食事の補助）の検討。従業員の健康データ（匿名化された集計データ）を分析し、オフィスの環境改善ニーズを把握します。
連携による効果: 総務が物理的なサポート、ITがデジタルでのサポート、人事が制度面や専門的なケアを提供することで、従業員は包括的なサポートを受けられます。これにより、健康リスクの低減、メンタルヘルスの向上、従業員のエンゲージメント強化に繋がります。
事例3：情報アクセシビリティの向上
オフィス内の情報が誰にとっても分かりやすく、アクセスしやすい状態であることは、インクルーシブな環境の基本です。
- 総務: 視覚特性に配慮したサイン計画（コントラスト比の高い表示、適切なフォントサイズ、ピクトグラムの活用）。誘導ブロックの設置。デジタルサイネージの配置場所や輝度調整。
- IT: ウェブサイトや社内イントラネットのアクセシビリティ対応（WCAG準拠）。視覚障碍者向けスクリーンリーダー対応。聴覚障碍者向け文字起こしツールや手話通訳サービスの導入支援。多言語対応。
- 人事: 社内報や各種通知のフォーマット統一と、読み上げソフト対応などのアクセシビリティチェック体制の構築。多様な媒体（テキスト、音声、動画、イラスト）での情報提供推奨。アクセシビリティに関する従業員研修の企画。
連携による効果: 総務が物理的な情報表示、ITがデジタル情報、人事が情報内容と提供プロセスを連携させることで、情報格差を減らし、全ての従業員が必要な情報にアクセスしやすくなります。これにより、業務効率の向上、意思決定の迅速化、従業員の安心感向上に繋がります。
連携を成功させるための実践ポイント
部署間連携を円滑に進め、インクルーシブオフィス実現プロジェクトを成功させるためには、いくつかのポイントがあります。
- 共通のビジョンと目標を設定する: なぜインクルーシブオフィスを目指すのか、どのような状態を目指すのか、全社的なビジョンを共有し、各部署が貢献できる具体的な目標を設定します。これにより、各部門が同じ方向を向いて協力できます。
- 定期的な情報共有と会議体を設ける: プロジェクトの進捗、各部門の課題、従業員からのフィードバックなどを共有するための定期的な会議を設定します。形式ばらず、意見交換しやすい場を設けることが重要です。
- 各部門の専門性を尊重し、積極的に学ぶ姿勢を持つ: 総務部門はITや人事の専門知識、IT部門は総務や人事の課題、人事部門は総務やITが提供できるソリューションについて、互いに理解を深める努力が求められます。
- 従業員の声を共有し、改善に活かす仕組みを作る: 従業員アンケート、ヒアリング、ワークショップなどで得られた多様なニーズやフィードバックを、3部門間で共有し、改善計画に反映させるプロセスを確立します。
- スモールスタートで成功体験を積み重ねる: 一度に全てを変えようとせず、特定のエリアやテーマ（例：会議室の改善、休憩スペースのアップデート）から連携プロジェクトを開始します。小さな成功体験が、その後の大規模な取り組みへのモチベーションとなります。
- 外部専門家の知見を活用する: インクルーシブデザインや各分野（建築、IT、人事コンサルティング）の専門家からアドバイスやサポートを受けることも有効です。客観的な視点や最新情報を得られます。
コストと費用対効果の考え方
部署間連携を進めることで、投資対効果を高めることにも繋がります。例えば、IT部門がリモートワーク環境を整える際に、総務部門が提供するオフィス内の環境（静音ブース、快適なデスクチェアなど）と連携させることで、トータルでの従業員の働きやすさが向上し、エンゲージメント向上や離職率低下といった間接的な効果が期待できます。
また、人事部門が従業員のニーズを正確に把握し、総務部門が具体的な改善策を計画する際に、IT部門が利用実態データを提供することで、無駄な投資を避け、本当に必要とされている場所にリソースを集中させることができます。
インクルーシブオフィスへの投資は、単なる設備投資ではなく、従業員のパフォーマンス、創造性、定着率、そして企業のブランドイメージ向上といった、長期的な価値を生み出すための戦略的な投資と捉えることが重要です。部署間の連携により、これらの効果を最大化するための計画立案と実行が可能になります。
まとめ：部署間連携が創り出す、未来の働きやすいオフィス
インクルーシブなオフィス環境は、単に物理的な空間を整えるだけでは不十分であり、テクノロジーの進化、そして多様化する従業員のニーズや働き方に柔軟に対応していく必要があります。総務、IT、人事、それぞれの部門が持つ専門性と視点を結集し、密接に連携することで、より包括的で、より効果的なインクルーシブオフィス環境を実現することができます。
部署間連携は、一時的なプロジェクトとしてではなく、日常的な業務プロセスの一部として根付かせることで、変化に強く、持続的に従業員のウェルビーイングと生産性を支えるオフィス環境が実現します。これは、従業員一人ひとりの可能性を最大限に引き出すだけでなく、企業文化の醸成や社会的な信頼性向上にも繋がる重要な取り組みです。ぜひ、貴社における部署間連携の強化を通じて、全ての人が快適に、そして輝けるオフィス環境づくりを進めてください。